Tietosuojaselosteet

Meille tietosuoja ja yksilön oikeudet ovat toimintamme keskeisiä arvoja, ja noudatamme henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa lainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) ja Suomessa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun toimiston tiedotteet ja julkaisut sopivat erinomaisesti aiheesta enemmän kiinnostuneille.

Tällä sivulla olevissa tietosuojasuojaselosteissa kerromme, kuinka käsittelemme jäsentemme, asiakkaidemme ja sidosryhmiemme tietoja toiminnassamme. Tässä selosteessa kerrotaan myös tietosuojaoikeuksistasi ja siitä, kuinka voit käyttää niitä.

Vaikka tietosuojaa lähestytään viestinnässä usein sääntelyn tai rajoitusten näkökulmasta, meille se tarkoittaa toiminnan vastuullista johtamista ja järjestämistä. Datan ja analytiikan merkitys kasvaa yhteiskunnassa. Tietosuoja liittyy esimerkiksi työmme vaikuttavuuden arviointiin, raportointiin rahoittajille tai tapahtumien sujuvaan järjestämiseen osallistujan näkökulmasta.

Rekisterinpitäjä

Kaikissa tällä sivulla mainituista rekistereissä rekisterinpitäjä on:

Rekisteristä vastaa Suomen Sadankomitea ry. Se sijaitsee Helsingissä ja on vuonna 1963 perustettu rauhanjärjestö.

Kehen voit olla yhteydessä henkilötietojesi käsittelyä koskevissa asioissa?

Rekisterinpitäjän ja rekisteriasioista vastaavan henkilön yhteystiedot löydät alta.

Rekisterinpitäjä: Suomen Sadankomitea ry. (0222651-3)
Postiosoite: Veturitori 3, 00520 HELSINKI
Sähköposti: sadankomitea@sadankomitea.fi

Tietosuoja-asioista vastaa järjestömme pääsihteeri. Ajantasaiset yhteystietomme löydät verkkosivuiltamme www.sadankomitea.fi.

Käsitteet

Henkilötiedoilla tarkoitetaan kaikkia sellaisia tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Kyseessä voi olla tieto, josta henkilö on suoraan tunnistettavissa, kuten nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite tai valokuva, tai tieto, joka yhdistettynä muihin tietoihin mahdollistaa epäsuorasti henkilön tunnistamisen.

Rekisterinpitäjä on se taho, joka määrittelee, mihin tarkoituksiin ja millä tavoin henkilötietojasi käsitellään. Rekisterinpitäjän vastuulla on huolehtia sitä, että henkilötietojasi käsitellään lainmukaisesti.

Rekisteröidyllä tarkoitetaan sinua eli sitä henkilöä, jonka tietoja käsitellään.

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Laadittu 21.2.2018. Muutettu 30.1.2023.

Mitkä ovat käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilön tietojen käsittelyn tarkoituksena on jäsenrekisterin lakisääteinen ylläpitäminen, jäsenviestinnän, jäsenen yhdistys- ja vapaaehtoistoimintaan liittyvän suhteen ylläpitäminen, tapahtumailmoittautumisten ja jäsenmaksutietojen hallinnointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn ja Sadankomitean väliseen sopimukseen sekä oikeutettuun etuumme, joka perustuu jäsenyyteen liittyvään yhteydenpitoon. Lisäksi käsittelemme henkilötietoja lakisääteisiin velvoitteisiimme perustuen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme jäsenrekisterin yhteydessä seuraavia jäsenten henkilötietoja:

  • rekisteriin kerätään yhdistyslain kulloinkin edellyttämät tiedot kuten jäsenen koko nimi ja kotipaikka
  • henkilön muut perustiedot kuten syntymäaika
  • henkilön yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • viestintä (lähettämämme ja saamamme viestit, jäsenkirjettä ja jäsenlehteä koskevat lähetystiedot)
  • tapahtumailmoittautumisia koskevat tiedot
  • tapahtumissa järjestetyn tarjoilun erityisruokavaliot (arkaluontoinen terveystieto)
  • jäsenmaksutiedot (jäsenmaksun suuruus, valittu maksutapa, jäsenmaksujen maksaminen, jäsenmaksujen yhteydessä maksetut tukimaksut)

Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan jäseniltä itseltään jäseneksi liittymisen, jäsentietojen päivittämisen tai muun jäsenviestinnän yhteydessä. Lisäksi tietoja osoitteenmuutoksista saadaan Postilta jäsenetuna toimitettavan Ydin-lehden postittamisen yhteydessä.

Missä tietoja käsitellään?

Tietoja käsitellään Sadankomitean järjestelmissä, joita ylläpitävät tahot toimivat henkilötietojen käsittelijöinä lukuumme ja ohjeidemme mukaisesti.

Sähköisen jäsenrekisterin palveluntarjoaja on Flo Apps Oy, jonka palvelimilla jäsentiedot säilytetään.

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet seuraavia IT-hallinnan toimintoja ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimille ja suojaamille palvelimille henkilötietoja tallennetaan:

  • viestintä ja markkinointi (Mailchimp / The Rocket Science Group, LLC)
  • laskutus ja maksutiedot (Flo Apps, Fennoa)
  • luottokortti- ja verkkokauppaostokset (Paytrail)
  • sähköposti- ja asiakirjanhallinta (Microsoft O365)

Ketkä tietoja käsittelevät?

Jäsenten tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden niitä täytyy käsitellä työtehtäviensä hoitamiseksi.

Voidaanko tietojani antaa jollekulle muulle?

Kunnioitamme jäsenyyttäsi ja jäsentietoja emmekä luovuta sen tietoja kenellekään kuin seuraavissa tapauksissa:

  • jokaisella yhdistyksen jäsenellä on yhdistyslain mukaan oikeus nähdä luettelo jäsenistä
  • jäsenen nimi ja postiosoite luovutetaan säännönmukaisesti postituspalvelujen tarjoajille esimerkiksi jäsenlaskujen- ja jäsenkirjeiden toimittamista varten. Samat tiedot luovutetaan jäsenlehden postitusta varten Ydinlehdelle (Ydin-Kustannus ry.) ja käyttämälle painotalolle.
  • erityisruokavalioita voidaan luovuttaa (ilman henkilöiden nimeä) tapahtumissamme järjestettävien ruokapalveluiden tarjoajille.
  • Jäsenmaksujen laskutusta varten jäsenen nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite luovutetaan taloushallinnon maksujen välityspalveluita tarjoaville tahoille.

Sadankomitea voi luovuttaa kaikkia hallussaan olevia tietoja Suomen viranomaisille, jos ne niitä pyytävät ja laki tai tuomioistuin meidät siihen pakottaa.

Lähtökohtaisesti emme siirrä henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Käytössämme olevat IT-hallinnon järjestelmät voivat kuitenkin mahdollistaa palveluntarjoajan pääsyn tietoihin EU:n/ETA:n ulkopuolelta. Silloin, kun henkilötietoa käsitellään EU:n tai ETA:n ulkopuolella, huolehdimme siitä, että alihankkija on sitoutunut yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten EU-komission henkilötietojen käsittelyä koskeviin mallilausekkeisiin.

Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Tiedot säilytetään jäsenyyden ajan ja poistetaan 90 päivän kuluttua eroamisesta tai jäsenen kuolemasta. Jäsenmaksuihin liittyvät kirjanpitotiedot tuhotaan seitsemän vuoden kuluttua (kirjanpitolaki).

Haluan nähdä omat tietoni

Voit aina itse pyytää omat tietosi. Pyyntö on esitettävä jäsenrekisteriin rekisteröidystä sähköpostistasi tai kirjallisesti tai henkilökohtaisesti toimistollamme. Tiedot on aina noudettava toimistoltamme ja niitä vastaanotettaessa on henkilöllisyys todistettava kuvallisella virallisella henkilötodistuksella.

Tietoni ovat väärin tai haluan poistaa ne

Jos tietosi ovat väärin, olethan yhteydessä meihin, niin korjaamme tiedot heti. Pyynnöstäsi tietoja voidaan poistaa (tietosuoja-asetuksen mukainen oikeus tulla unohdetuksi), ellei laki velvoita meitä säilyttämään kyseisiä tietoja. Esimerkiksi maksutietoja ei voida pyynnöstä huolimatta poistaa.

Miten suojaamme tietoja?

Yksityisyyden suoja ja viestinnän luottamuksellisuus ovat rauhantyön perusarvoja. Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä, kuten koko toiminnassamme lakeja, viranomaisten määräyksiä ja toimintaohjeita.

Noudatamme vaitiolovelvollisuutta kaikissa henkilötietoihin liittyvissä sisällöissä. Koulutamme säännöllisesti henkilöstöä tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvistä lainsäädännön muutoksista, periaatteista ja käytännöistä.

Kaikkea tietojen käsittelyä valvotaan tarkoituksenmukaisella tavalla ja tietojen käsittelyyn vaaditaan aina tunnistautuminen. Huolehdimme tietoaineistojen ja palveluidemme teknisestä tietoturvasta ja pyrimme kaikessa toiminnassamme estämään tietosuojaluokkauksia ja mahdollisia häiriöitä tietoturvaan.