Rekisteriseloste: Sadankomitean rauhanlähettiläs-koulutuksen osallistujalista 2018

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä  26.3.2018

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Sadankomitea ry

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: sadankomitea(a)sadankomitea.fi, 0405831142

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Pääsihteeri Anni Lahtinen ja järjestökoordinaattori Minna Vähäsalo

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: anni.lahtinen(a)sadankomitea.fi, 0405831142; minna.vahasalo(a)sadankomitea.fi, 0401679660

3 Rekisterin nimi

Sadankomitean rauhanlähettiläs-koulutuksen osallistujalista 2018

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Osallistujien tietoja käytetään Sadankomitean rauhanlähettiläs-koulutuksen järjestämiseen, ruokailujen suunnitteluun ja yhteydenpitoon osallistujien kanssa koulutuksen aikana. Postiosoitteita voidaan käyttää Sadankomitean julkaisujen ja Ydin-lehden lähettämiseen osallistujille. Osallistujatiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä osallistujaa ei voi tunnistaa. Tietoa sukupuolesta käytetään vain tilastoinnissa niin, ettei sitä yhdistetä yksittäiseen osallistujaan.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää listan Suomen Sadankomitea ry:n rauhanlähettiläs-koulutuksen osallistujista vuonna 2018.

Henkilötiedot: Osallistujien nimi. Osallistujien ikä ja sukupuoli listataan, koska koulutus on osa Sadankomitean nuorisotoimintaa, josta kerätään tilastotietoa osallistujien ikä- ja sukupuolijakaumasta.

Yhteystiedot: Rekisteri sisältää osallistujien postiosoitteet sekä sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron.

Ruokavaliotiedot: Osallistujien ruokavaliorajoitukset listataan, jotta voidaan järjestää ruokailu koulutukseen.

Maksutiedot: Rekisteriin kirjataan tieto rauhanlähettiläs-koulutuksen osallistumismaksun maksamisesta.

Muut tiedot: Rekisteriin kerätään tieto siitä, saako osallistujan kuvia käyttää Sadankomitean tiedotuksessa, sekä tieto sähköisistä työkaluista, joita osallistujat ovat valmiit käyttämään.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Listan tiedot perustuvat rauhanlähettiläs-koulutuksen osallistujien ilmoitukseen.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Osallistujan nimi, postiosoite voidaan luovuttaa lehden postitusta varten Ydin-lehdelle, jollei osallistuja tätä erikseen kiellä. Samat tiedot voidaan luovuttaa postituspalvelujen tarjoajille esimerkiksi Sadankomitean julkaisujen postittamista varten.

Sähköisen rekisterin palveluntarjoaja on Flo Apps Oy, jonka palvelimilla osallistujatiedot säilytetään.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Rekisterin tietoja käsitellään hetkittäin manuaalisesti esimerkiksi postitusten ja koulutusjärjestelyjen yhteydessä. Manuaalisia aineistoja käsittelevät Suomen Sadankomitea ry:n työntekijät, joilla on käyttöoikeus myös ATK:lla käsiteltäviin tietoihin. Tulosteet ja muu manuaalinen rekisteritietoja sisältävä aineisto tuhotaan käytön jälkeen.
 
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Sähköinen rekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja tietojen käyttöä valvotaan. Rekisterinkäyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanasuojaus. Rekisterin käyttöoikeus on niillä Suomen Sadankomitea ry:n työntekijöillä, jotka vastaavat rauhanlähettiläs-koulutuksen järjestämisestä. Rekisteritietoja säilytetään korkeintaan vuoden 2018 loppuun, kunnes koulutusjakso on saatu täysin päätökseen.

Rekisterin palveluntarjoaja on Flo Apps Oy. Palveluntarjoaja on huolehtinut järjestelmän tietoturvasta muun muassa seuraavasti:

  • Rekisterin dataliikenne on salattu 256-bittisellä SSL-suojauksella.
  • Kaikki salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. Salasanoja ei välitetä sähköpostilla.
  • Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa.
  • Kriittiset operaatiot, muun muassa kirjautumiset järjestelmään, tallennetaan järjestelmälogiin.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa tietonsa rekisterissä. Tarkastuksen voi tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse tai puhelimitse.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse tai puhelimitse rekisterinpitäjälle.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteriin merkityillä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen esimerkiksi lehtien ja muiden julkaisujen postitusta varten. Nämä käyttöoikeuden rajaukset voi tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään sähköpostitse tai puhelimitse.