Suomen Sadankomitea ry:n jäsenrekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä  21.2.2018

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Sadankomitea ry
 
Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki
 
Muut yhteystiedot: sadankomitea(a)sadankomitea.fi, 0405831142

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Pääsihteeri Anni Lahtinen ja järjestökoordinaattori Minna Vähäsalo
 
Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki
 
Muut yhteystiedot: anni.lahtinen(a)sadankomitea.fi, 0405831142; minna.vahasalo(a)sadankomitea.fi, 0401679660

3 Rekisterin nimi

Suomen Sadankomitea ry:n jäsenrekisteri

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Jäsentietoja käytetään jäsenmaksujen laskutukseen sekä jäsenviestintään (jäsenkirjeet ja -tiedotteet, viestit toimintaan ja kampanjoihin liittyen). Jäsentiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä ei voi tunnistaa.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää listan Suomen Sadankomitea ry:n jäsenistä. Rekisteriin kerätään yhdistyslain 11 §:n mukaan jäsenten koko nimi ja kotipaikka.
 
Yhteystiedot: Rekisteri sisältää jäsenten postiosoitteet sekä sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron niiltä jäseniltä, jotka ovat ne ilmoittaneet.
 
Jäsenyystiedot: Rekisteriin on merkitty jäsenten liittymisvuosi, jäsenmaksusuoritukset ja lahjoitukset. Jäsenten ilmoituksen mukaan rekisterissä on esimerkiksi tiedot alennusoikeuksista ja osallistumisesta Sadankomitean toimintaan sekä jäsenten valinnat esimerkiksi laskujen ja viestinnän toimitustavoista.
 
Muut tiedot: Rekisteriin kerätään jäsenten syntymävuosi esimerkiksi nuorisotyön tilastointia varten.

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin lähteenä ovat pääosin jäsenten toimittamat tiedot. Tietoja osoitteenmuutoksista saadaan Postilta jäsenetuna toimitettavan Ydin-lehden postittamisen yhteydessä. Yhteystietoja ja tietoja esimerkiksi osallistumisesta Sadankomitean toimintaan voidaan korjata ja täydentää jäsenten osallistuessa Sadankomitean toimintaan jäsenviestinnän, laskutuksen ja jäsenetujen toimittamisen sujuvoittamiseksi.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Jäsenen nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite voidaan luovuttaa jäsenlehden postitusta varten Ydinlehdelle, jollei jäsen tätä erikseen kiellä. Samat tiedot voidaan luovuttaa postituspalvelujen tarjoajille esimerkiksi jäsenkirjeiden ja Sadankomitean julkaisujen postittamista varten.
 
Jäsenmaksujen laskutusta varten jäsenen nimi, postiosoite ja sähköpostiosoite luovutetaan Finagon sähköisen taloushallintopalvelun NetTikonin kautta Tiedon tarjoamaan Laskuhotelli-palveluun, joka hoitaa jäsenmaksujen laskutuksen. Finagon tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://finago.com/fi/tietosuojaseloste/. Tiedon tietosuojaseloste löytyy osoitteesta https://www.tieto.com/privacy-statement.
 
Sähköisen jäsenrekisterin palveluntarjoaja on Flo Apps Oy, jonka palvelimilla jäsentiedot säilytetään.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto
Rekisterin tietoja käsitellään hetkittäin manuaalisesti esimerkiksi postitusten yhteydessä. Manuaalisia aineistoja käsittelevät Suomen Sadankomitea ry:n työntekijät, joilla on käyttöoikeus myös ATK:lla käsiteltäviin tietoihin. Tulosteet ja muu manuaalinen rekisteritietoja sisältävä aineisto tuhotaan käytön jälkeen.
 
B ATK:lla käsiteltävät tiedot
Sähköinen jäsenrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Rekisterinkäyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanasuojaus. Rekisterin käyttöoikeus on niillä Suomen Sadankomitea ry:n työntekijöillä, jotka vastaavat jäsenlaskutuksesta ja -viestinnästä.
Jäsenrekisterin palveluntarjoaja on Flo Apps Oy. Palveluntarjoaja on huolehtinut järjestelmän tietoturvasta muun muassa seuraavasti:
  • Jäsenrekisterin dataliikenne on salattu 256-bittisellä SSL-suojauksella.
  • Kaikki salasanat säilytetään järjestelmässä kryptattuina. Salasanoja ei välitetä sähköpostilla.
  • Kunkin asiakkaan tiedot sijaitsevat erillisessä tietokannassa.
  • Kriittiset operaatiot, muun muassa kirjautumiset järjestelmään, tallennetaan järjestelmälogiin.

10 Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkityllä henkilöllä on oikeus tarkastaa tietonsa rekisterissä. Tarkastuksen voi tehdä ottamalla yhteyttä jäsenrekisterinpitäjään sähköpostitse tai puhelimitse.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Korjauspyynnöt osoitetaan sähköpostitse tai puhelimitse jäsenrekisterinpitäjälle.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteriin merkityillä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen esimerkiksi jäsenlehtien ja muiden julkaisujen postitusta varten. Jäsenillä on myös oikeus kieltää Sadankomitean tuotteiden markkinointi ja lahjoituskampanjoiden viestintä. Nämä käyttöoikeuden rajaukset voi tehdä ottamalla yhteyttä jäsenrekisterinpitäjään sähköpostitse tai puhelimitse.