Sadankomitean uutiskirjeen tilaajalistan rekisteriseloste

Henkilötietolaki (523/1999) 10 § ja 24 §
Laatimispäivä  3.5.2018

1 Rekisterinpitäjä

Nimi: Suomen Sadankomitea ry

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: sadankomitea(a)sadankomitea.fi, 0405831142

2 Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Pääsihteeri Anni Lahtinen ja järjestökoordinaattori Minna Vähäsalo

Osoite: Rauhanasema, Veturitori 3, 00520 Helsinki

Muut yhteystiedot: anni.lahtinen(a)sadankomitea.fi, 0405831142; minna.vahasalo(a)sadankomitea.fi, 0401679660

3 Rekisterin nimi

Suomen Sadankomitea ry:n uutiskirjeen tilaajalista

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisterin tietoja käytetään kuukausittaisen uutiskirjeen lähettämiseen. Joitain kertoja vuodessa voidaan listan jäsenille lähettää kohdennetusti tietoa tapahtumista ja kampanjoista.

Uutiskirjeen lähettämisessä ja lukemisessa syntyneitä tietoja käytetään uutiskirjeen levikin seurantaan ja uutiskirjeen kehittämiseen.

5 Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää listan Suomen Sadankomitean uutiskirjeen tilaajista. Mitään alla olevia tietoja ei kerätä uutiskirjeen lukijoilta, jotka eivät kuulu tilaajalistalle (esim. jos uutiskirje on välitetty edelleen tai avattu muualla jaetun linkin kautta).

Listalle liittymisen yhteydessä tilaajilta kerätään seuraavat tiedot: sähköpostiosoite ja nimi (vapaaehtoinen).

Uutiskirjeen lukemisen yhteydessä rekisteriin voi tallentua seuraavia tietoja: IP-osoite, lukemisen päivä ja kellonaika, laite, selain tai sähköpostipalvelin ja tietoa siitä, mitä linkkejä tilaaja on uutiskirjeessä klikannut.

Tarkempia tietoja siitä, mitä tietoja uutiskirjepalvelu kerää ja miksi, löydät täältä:

MailChimp Privacy Policy: https://mailchimp.com/legal/privacy/

MailChimp evästekäytänteet: https://mailchimp.com/legal/cookies/

6 Säännönmukaiset tietolähteet

Sähköpostiosoite ja nimi perustuvat tilaajan ilmoitukseen. Tiedot on ilmoitettu rekisteriin joko uutiskirjeen tilauslomakkeella tai ilmoittamalla ne sähköpostitse Sadankomitean työntekijälle. Lisäksi tietoja kerätään manuaalisesti tapahtumien yhteydessä.

Uutiskirjeen käytön yhteydessä kerätään automaattisesti tietoa siitä, miten ja milloin uutiskirjettä on luettu ja mitkä sisällöt ovat kiinnostaneet. Lisätietoa tästä on kohdassa 5.

7 Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tilaajalistaa säilytetään MailChimp-palvelussa, jonka omistaa ja jota hallinnoi The Rocket Science Group, LLC d/b/a MailChimp.

8 Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tilaajalistan tietoja säilytetään palvelimella, joka sijaitsee Georgiassa, Yhdysvalloissa. Henkilötietojen siirtämisessä EU:n ja Yhdysvaltain välillä noudatetaan EU:n ja Yhdysvaltain välistä tietosuojaviitekehystä (EU-U.S. Privacy Shield Framework). Lisätietoa viitekehyksestä löydät täältä: https://www.privacyshield.gov/welcome

9 Rekisterin suojauksen periaatteet

A Manuaalinen aineisto

Tilaajalistalle voi liittyä tapahtumien yhteydessä manuaalisesti. Nämä listat tuhotaan välittömästi, kun tiedot on syötetty sähköiseen järjestelmään. Manuaalisia listoja saavat käsitellä tapahtumissa työntekijät ja vapaaehtoiset, jotka vastaavat esittelypöydän tai vastaavan ylläpidosta.

B ATK:lla käsiteltävät tiedot

Sähköinen tilaajalista säilytetään MailChimpin palvelimella. Tietoihin on pääsy niillä Sadankomitean työntekijöillä, jotka vastaavat järjestön viestinnästä. Palvelu on salasanalla suojattu, ja salasanoja säilytetään huolella ja ne vaihdetaan säännöllisesti. Salasana luovutetaan vain niille Sadankomitean työntekijöille, jotka vastaavat järjestön viestinnästä. Salasanat on salattu niin, että ne ovat vain listan käyttäjien tiedossa eivätkä ne näy palveluntarjoajalle.

Jokaisella tilaajalla on pääsy omien tietojensa tarkasteluun henkilökohtaisen käyttäjänimen ja salasanan avulla. Tilaajat eivät näe muiden listan jäsenten tietoja.

Tiedot tietojen lisäämisestä ja muutoksista tallentuvat rekisteriin, samoin tieto siitä, mitä kautta tieto on lisätty (Sadankomitean työntekijän lisäämä/tilaajan lisäämä).

Järjestelmän tietosuojasta vastaa MailChimp, jolla on käytössä turvallisuuskäytänteet mm. datakeskusten, sovellusten ja toimistotilojen turvaamiseksi sekä tietomurtojen varalta. MailChimpin turvallisuuskäytänteistä voit lukea englanniksi https://mailchimp.com/about/security/

10 Tarkastusoikeus

Tilaajilla on oikeus tarkastaa tietonsa ja muuttaa niitä. Tämä onnistuu MailChimpissä kirjautumalla palveluun uutiskirjeessä olevasta linkistä. Tiedot voi myös tarkistaa kerran vuodessa ottamalla yhteyttä Sadankomiteaan tiedotus(a)sadankomitea.fi.

11 Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Tilaaja voi korjata tietonsa itse MailChimpissä kirjautumalla palveluun uutiskirjeessä olevasta linkistä. Rekisterinpitäjää voi pyytää korjaamaan tiedot ottamalla yhteyttä Sadankomiteaan tiedotus(a)sadankomitea.fi.

Omat tietonsa voi poistaa tilaajalistalta käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä. Tällöin tiedot poistetaan automaattisesti täysin rekisteristä. Tietojen poisto onnistuu myös ilmoituksella Sadankomitealle tiedotus(a)sadankomitea.fi, jolloin tiedot poistetaan ilman aiheetonta viivytystä rekisteristä.

12 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet